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整理整頓は利益の源泉(6月29日)

 整理整頓は、モノや情報、時間、方法を有効活用するための基本であり、業務の生産性向上の基盤である

【整理整頓とは何か】
 まず、モノの整理整頓についてのおさらいをしよう。「整理」とは、「要るものと要らないものとに分け、要らないものを処分する」ことで、「整頓」とは、「必要なものを、誰でもいつでも、取り出すことができ、すぐ使える状態にしておく」ことである。
 その実践手順は、
『整理』(捨てる)
 ①整理するモノ、場所、誰がいつまでにやるかの計画を立てる。
 ②要るものと要らないものとに分ける基準を決める。(1年以内に使う予定のないものなど)
 ③要らないものに不要札を貼るなど識別し、不要品置き場に搬出、一定期間さらす。
 ④判定者が、不要品を廃棄、返却、転用するのかを判定し処分する。

『整頓』(指定席化)
 ①どこにどのようなものを置いたら便利に利用できるかについて、検討する。
 ②置き場や置き方を工夫し、原則としてモノが建物や通路と平行・直角・垂直になるように置く。
 ③棚、床面、壁面などに置き場を表示して何があるかを明確にし、使ったものを元に戻しやすくする。
 ④保管のルールを守る。定位置、定量、定品。

【なぜ整理整頓ができないのか】
 整理整頓は、いかにも古臭い言葉である。あまりにも陳腐化した言葉なので、ずいぶん以前からこれに清掃を加えて3S、さらに清潔、躾を加えて5Sなどといわれてきた。ひところ超整理法がブームとなり、多くの職場では大きく「整理、整頓」と掲示してある。
 それほど昔から叫ばれ、意義もわかっているはずなのに、これがきちんとできているところはほとんどない。ある日突然、思いついてやったとしてもいつのまにか元に戻ってしまう。
 なぜなら、整理整頓ができないのはエントロピーの法則、つまり「秩序あるものは必ず乱れる」という自然界の法則に則(のっと)っているからである。多少の心構えでは、まともな整理整頓はできない。まして、時間があればいつかやろうと思っても、まずできたためしがない。

【整理整頓ができないでいいのか】
 しかし、できないといって、済まされることではない。というのは、実は整理整頓は仕事そのものなのである。整理整頓ができないということは、仕事ができないということを意味する。つまり仕事は、方法や時間、費用などすべてを考慮して行うもので、モノだけでなく、知識や情報、アイデアなどをきちんと整理整頓することによって効率的な仕事ができる。
 例えば、今書いているこの文章も、頭の中が整理整頓されていないといつまでたってもできない。数多くの知識や情報を集めて、その中から必要なものだけを残して後は捨てる。残ったものをわかりやすいように並べ替える。このことができて、はじめてひとつの文章が書けることになる。(これが難しいのだが)
 さらに、さまざまな経営判断の基本は、複雑な事柄をいくつかの項目に分けてシンプルにすることである。それができれば、どんな困難な場面に直面しても、おのずと解決策を見つけ出すことができるはずである。

【整理整頓は利益の源泉】
 そこで整理整頓は、日々のすべての業務に当てはめる必要がある。業務の整理整頓である。それができるかどうかは、環境によって左右される。店や工場、事務所が汚れ、整理整頓されていないところでは、その環境が整わない。その上、いたるところに無駄が発生する。見えないところでお金がたれ流しになる。だから、薄汚れている会社では利益が出ない。

 整理整頓は、モノや情報、時間、方法を有効活用するための基本であり、業務の生産性向上の基盤であることを、ぜひ再認識したい。      
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