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社内コミュニケーション(6月6日)

 コミュニケーションは重要だが、あくまでも手段。それが目的になってはいけない

【コミュニケーションの重要性】
 「報告、連絡、相談」の重要性を認識していない組織はない。このコミュニケーションによって、組織は効率的な仕事ができる。フラット型組織の導入など、多くの企業ではこのために大変な苦労をしている。
 ITやISOを導入する企業は、多い。あえてこれらの目的を1つ挙げるとすれば、コミュニケーションを確実にするためだといえる。コミュニケーションを効率良く行うことが、組織の生産性を決定づけるといってもいい。

【効率の悪い組織】
 ところで私は、数人から数百人規模のいろんな企業に在籍し、組織は大きいほど効率が悪くなる、ということを実感してきた。アイデアから意思決定、行動に至るまでのスピードが全く違う。
 社内コミュニケーションの非効率さからである。組織の中では必ず上司の決済や同僚の確認などを得る必要があり、組織が大きくなるほど、そのための仕事が増えていってしまう。会議、報告書や稟議書の作成、決済、閲覧、根回しなどに費やす時間とエネルギーは大変なものである。それがスムースにいくのならまだしも「電話がつながらない」「報告すべき相手が不在だった」など、どうしてもロスが付きまとう。「聞いてない」という言葉が出てきたら、黄色信号である。

【仕事とは何なのか】
 組織の大小を問わず、このコミュニケーションのためだけの仕事が増えていけば、その組織は硬直化する。同僚や上司に対する気配り、気遣い、責任のなすりあいで、がんじがらめになる。コミュニケーション手続きが複雑なために、素晴らしいアイデアが死んでしまうこともある。役所はその典型的なもので、体裁良く書類を作り、それを回し読むことが主な仕事になってしまっているのだ。
 組織が仕事をするということは、社内で付加価値を作り、外部に対して何らかの働きかけを行って、利益を得ていくことである。それがなければ事業は成り立たない。社内のコミュニケーションは、そのしくみを確実にするための手段にすぎない。コミュニケーションのために、いくらきちんとした報告書を作ろうが、すばらしいITネットワークがあろうが、それが直接利益(高付加価値の製品やサービス)となるわけではない。

【簡略で効果的なシステムを】
 コミュニケーションは、『必要な時に必要なだけ』行うべきだ。良好な人間関係、信頼、そして権限の移譲が、根幹となる。小さな組織では、頻繁に部門長が手招きして作業者に伝えたり、朝礼時の伝達、または「必要なことは掲示板を見てくれ」だけで良い。
 仕事のための仕事をしていないか、一度社内業務の必要性をチェックしてみてはどうか。とくに、ITやISOを導入する時には、よけいなしくみを作ってしまわないように、その本質をよく理解した上で進めていくことが大切である。
 何ごとも「過ぎたるは、及ばざるがごとし」である。


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